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27
Ago

Contabilidad Electrónica, Retos al implementar

Por Jesús Miguel Pastrán Rodríguez, Director General de ATEB Servicios

Al publicarse la Tercera Modificación a la Resolución Miscelánea Fiscal para 2014, se dió un respiro muy importante para las empresas en la implementación de la contabilidad electrónica, pero la pregunta persiste, ¿será suficiente solamente con dar más tiempo? o ¿es necesario realizar ajustes en las reglas de llenado y en los esquemas definidos para que la implementación sea algo sencillo, seguro y claro para todos?

Al trabajar con los estándares, intentando llevar a cabo la implementación, es muy relevante el entender la lógica que se maneja en el modelo. La premisa por parte del SAT es que no se cambie la forma de llevar la contabilidad en la empresa, sino que, se realicen las conversiones y agrupaciones que permitan a dicha autoridad visualizar e interpretar los movimientos tanto en la balanza de comprobación como en las pólizas de registro contable.

Pero lo anterior, es más fácil decirlo que hacerlo, debido a que aún con las modificaciones cosméticas que se lograron entre varias asociaciones y el SAT, persisten errores y omisiones, dada la cantidad de variables en juego. Es cierto que se logró reconocer que hay diferentes formas de llevar la contabilidad, tal como se expresa en la regla 1.2.8.6, que en el apartado III menciona “… se entenderá como balanza de comprobación aquella que se determine de acuerdo con el marco contable que aplique ordinariamente el contribuyente en la preparación de su información financiera, o bien, el marco que esté obligado a aplicar por alguna disposición legal o normativa …”.

Sin embargo, aún existen dudas entre los contribuyentes, como por ejemplo ¿Qué debemos entender por pólizas de ingreso, pólizas de egreso y pólizas de diario? Ya que existen operaciones en las cuales se realizan ventas pero no ingreso de dinero a la empresa.

De la misma forma, cuando se deben registrar operaciones en una póliza en la que se manejan comprobantes en diferentes monedas, no es posible representarlo en el formato publicado, ya que solo se puede poner un solo tipo de cambio y moneda por póliza.

En cuanto al manejo de depósitos en efectivo, no queda claro que se debe reportar a nivel de la póliza. ¿Será que no se debe reportar ningún detalle, porque no hay cheque ni transferencia?

Uno de los temas más relevantes, es el manejo de niveles en el catálogo de la empresa comparado con el código agrupador del SAT. Por una razón, que aún no me queda clara, se definió que únicamente se reportara el nivel de cuenta de mayor y la subcuenta de forma obligatoria, permitiendo de forma opcional manejar más niveles. Al realizar esa limitación, muchas de las empresas se ven impedidas de reportar correctamente, ya que su contabilidad se maneja en varios niveles de cuentas. Pero aun así, el hecho de obligar a que se defina una cuenta de mayor en el catálogo del SAT, complica mucho la situación al enfrentarse a escenarios como el siguiente:

 

En este caso, sería mucho más sencillo si la cuenta de mayor del catálogo del SAT no existiera, sino que solo se usaran los niveles de subcuenta de dicho catálogo y los niveles superiores se reportaran con un 0 (cero), para permitir resolver la asignación de varios subniveles del catálogo del SAT con varios subniveles (dentro de la misma cuenta de mayor) del contribuyente.

Hemos recabado un repositorio de varias decenas de preguntas que surgen al llevar a cabo la implementación, de las cuales, aún no hay respuesta pero que se están trabajando en conjunto con la autoridad para perfeccionar el modelo.

El punto más relevante de estas cuestiones es el cumplimiento en tiempo de la obligación por parte del contribuyente y la certeza de que los datos no serán modificados en algún punto del proceso de forma impune (la no repudiación de origen). En los escenarios actuales, es imprescindible la participación de parte del representante legal de contribuyente, ya que debe usarse la FIEL (Firma Electrónica Avanzada) para firmarse en el portal y llevar a cabo la entrega de un archivo ABIERTO, sin ningún candado de seguridad en su contenido. Es decir, los representantes deberán estar disponibles para el envío los días 25 o 27 de cada mes para llevar a cabo el proceso de entrada y entrega en el portal. Si el portal no está disponible o hay lentitud, pues ni hablar, hay que esperar lo necesario para cumplir.

Por nuestra parte, se logró un acuerdo con el SAT para que de manera opcional, se puedan timbrar los archivos de contabilidad electrónica, con lo cual, la entrega de dichos archivos se realizaría por el medio de comunicación con el que cuentan los contribuyentes con su Proveedor Autorizado de Certificación, firmando con un Certificado de Sello Digital, asegurando el contenido de los archivos; y llevando a cabo la entrega de forma AUTOMÁTICA , SEGURA y OPORTUNA de los archivos de contabilidad en cuestión.

Igualmente, estamos participando en la definición del archivo auxiliar para reportar los CFDI’s cuando no se tengan relacionados de forma automática en las pólizas del sistema contable. Adicionalmente, solicitamos al SAT que permita relacionar los comprobantes del extranjero, ya que se utilizan en innumerables operaciones de cientos de miles de clientes diariamente.

Existen soluciones como la nuestra, que permiten tomar la información de las balanzas de comprobación y los catálogos tal como los genera el sistema contable y realizan el proceso de conversión y complemento de información, evitando cambios en las versiones de los sistemas o modificaciones onerosas en sistemas ERP. Hay otras que se están habilitando de forma nativa en las soluciones de contabilidad existentes y que requieren la actualización de las versiones para que puedan usar la nueva funcionalidad. Es el momento oportuno de evaluar cuáles soluciones nos permitirán de ahora en adelante resolver fácilmente los requerimientos actuales y futuros.

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