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17
Jul

Contabilidad Electrónica, ¿cómo la implemento?

Después de un trabajo de varios meses en conjunto con el SAT y varias entidades del sector privado, se publicó por fin el modelo y las reglas para la entrega de información de contabilidad electrónica.

Al trabajar con los estándares, es muy relevante el entender la lógica que se maneja en el modelo. La premisa de parte del SAT es que no se cambie la forma de llevar la contabilidad en la empresa, sino que se realicen las conversiones y agrupaciones que permitan a dicha autoridad visualizar e interpretar los movimientos tanto en la balanza de comprobación como en las pólizas de registro contable.

Por supuesto que es más fácil decirlo que hacerlo, debido a que al ser la primera iteración de un ejercicio de estas características, es irremediable que se cometan errores y omisiones, dada la cantidad de variables en juego.

En este artículo solo mencionaremos algunas de las dudas puntuales que se han presentado en los grupos de trabajo y que han sido respondidas por la autoridad, así como algunas otras que aun requieren de una definición clara.

Lo primero que se debe hacer es la revisión del catálogo agrupador del SAT y realizar la correlación de nuestras cuentas contables a nivel de cuenta de mayor y subcuenta (de detalle), haciendo que se asemeje lo mejor posible a las cuentas definidas por el SAT. Este paso es vital para evitar confusiones y malos entendidos con la autoridad. Las cuentas de mayor pueden aparecer o no, siempre tomando en cuenta que el total de las subcuentas se sumarán para dar el importe del concepto mayor que tiene definido el SAT, es decir, si tenemos una cuenta a nivel de mayor que está representada en el catálogo del SAT como una subcuenta, se debe utilizar la subcuenta correspondiente, no la cuenta de mayor.

El SAT creará la cuenta de mayor basado en las subcuentas reportadas. Ahora bien, si se tienen cuentas de mayor que tienen ingresos y egresos en la misma cuenta, se deben separar en el reporte como cuenta de ingresos con el código agrupador del SAT y cuenta de gastos con otro código agrupador distinto. Es muy importante que la creación del catálogo agrupador se realice por las áreas contables en conjunto con las áreas técnicas del proveedor de la solución que se vaya a utilizar.

Una vez que se tiene el catálogo agrupador conciliado con el catálogo de cuentas y subcuentas del contribuyente, el siguiente paso es crear el archivo de la balanza de comprobación en el formato requerido por el SAT, que es un XML, el cual antes de ser enviado a través del sitio del SAT, deberá ser comprimido en formato zip y con una nomenclatura que identifique el periodo y tipo de archivo que se está enviando. El contribuyente accederá al portal del SAT utilizando su Firma Electrónica Avanzada (FIEL) y depositará el/los archivo(s) en el servicio correspondiente. En caso de no tener acceso a internet, podrá entregar la información en algún medio magnético.

Ahora bien, en caso de ser requerido por la autoridad, el contribuyente deberá crear el archivo de pólizas, con la información de cada uno de los registros y comprobantes involucrados en cada operación. Aquí es indispensable relacionar las pólizas con las transferencias, cheques o documentos, fiscales o no, involucrados en los movimientos. Existen ambientes donde esto es algo muy sencillo de hacer, debido a que se tiene automatizada la emisión/recepción de comprobantes fiscales digitales por internet (CFDI), la información de transferencias por medio de banca electrónica y el registro automático en las pólizas. Hay otros ambientes, donde se deberá empezar a documentar de forma detallada cada póliza, ya sea en el sistema contable o por medio de soluciones adicionales que permitan incorporar la información faltante al archivo de pólizas de una forma ágil y sencilla.

Existen soluciones que permiten tomar la información de las balanzas de comprobación y los catálogos tal como los genera el sistema contable y realizan el proceso de conversión y complemento de información, evitando cambios en las versiones de los sistemas o modificaciones onerosas en sistemas ERP. Hay otras que se están habilitando de forma nativa en las soluciones de contabilidad existentes y que requieren la actualización de las versiones para que puedan usar la nueva funcionalidad.

En cualquier caso, es un reto que se debe asumir con responsabilidad de parte del área contable, que es la más involucrada con el cumplimiento de este nuevo requerimiento de Ley. Se podrán realizar pruebas antes de la fecha inicial de entrega de información por parte de las Personas Morales, es muy recomendable que se aproveche esta facilidad, antes del 25 de octubre del 2014. Debemos recordar que la obligación inicia con la información generada en el mes de Julio de este año, por lo que se debe tomar una decisión de solución rápidamente, para evitar tener que estar corriendo como sucedió en el caso de las nóminas electrónicas.

Por Jesús Miguel Pastrán Rodríguez

Director General ATEB Servicios

 

 

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